Wenn Änderungen in der Dokumentation nicht mehrere Tage dauern müssen

Die Ausgangslage: Ein Dokument, viele Abbildungen, neue Anforderungen

Bei kundenspezifischen Schaltungen und Steuerungen gehört umfangreiche technische Dokumentation zur Arbeit. In einem konkreten Fall lag ein langes Word-Dokument mit vielen Bildern vor. Dann kamen umfangreiche Änderungswünsche des Kunden hinzu.

Die Aufgabe war klar, aber nicht klein: Inhalte prüfen, Anforderungen sauber in das bestehende Dokument einarbeiten, Abbildungen erhalten und Änderungen nachvollziehbar dokumentieren. Eine manuelle Überarbeitung hätte mehrere Tage beanspruchen können.

Zugleich enthielt die Dokumentation sensible Informationen. Sie sollte daher nicht in einer proprietären KI verarbeitet werden. Gesucht war ein Weg, der die Änderungsarbeit unterstützt und die Unterlagen in einer kontrollierten Umgebung hält.

Der Ansatz: KI als Werkzeug innerhalb des bestehenden Arbeitsablaufs

Dafür wurde eine selbst gehostete OpenWebUI mit einer eigenen KI eingesetzt. Ein angebundenes Werkzeug ermöglicht es dem Agenten, Word-Dokumente direkt zu bearbeiten und konkrete Änderungen im vorhandenen Dokument umzusetzen.

Im Mittelpunkt stand nicht die Vollautomatisierung. Entscheidend war, eine wiederkehrende und zeitintensive Aufgabe zu verkürzen: klare Änderungswünsche in eine bestehende technische Dokumentation mit vielen Abbildungen zu übertragen.

Was sich verändert hat

Die Bearbeitungszeit konnte in diesem Fall von mehreren Tagen auf etwa zwei Stunden verkürzt werden. Zusätzlich wurden die Änderungen und Anforderungen des Kunden festgehalten. Bei einer späteren Überarbeitung kann der Dokumentationsagent darauf zurückgreifen und bekannte Wünsche von Beginn an berücksichtigen.

Die fachliche Prüfung bleibt dabei unverzichtbar. KI übernimmt nicht die Verantwortung für das Ergebnis. Sie schafft Raum für die Arbeit, die sich nicht automatisieren lässt: Anforderungen richtig verstehen, Änderungen prüfen und die Dokumentation sauber abschließen.

Technik soll die sorgfältige Arbeit unterstützen

Bei sensiblen technischen Unterlagen zählt nicht nur Geschwindigkeit. Ebenso wichtig ist, wo Inhalte verarbeitet werden und ob sich Änderungen nachvollziehbar in den vorhandenen Arbeitsablauf einfügen.

Dieses Beispiel zeigt einen praktischen Einsatz von KI: nicht als Ersatz für fachliche Verantwortung, sondern als Unterstützung bei einer konkreten, wiederkehrenden Aufgabe. So bleibt mehr Zeit für die Anforderungen, auf die es bei kundenspezifischer Dokumentation ankommt.

Bildhinweis: das Bild wurde natürlich von KI generiert.

In Zusammenarbeit mit KI entstanden. Von digital@work gestaltet und geprüft.